Op een grijze donderdagochtend in april ontmoeten we een enthousiaste Dominic Vranckx, Product & Training Manager bij iBike Wilrijk, en zijn al even gemotiveerd team van medewerkers. Al zo’n 4 jaar is Autoconnect VIPS (Vehicle Import and Preregistration System) van inMotiv dé tool bij uitstek om alle speed pedelecs die iBike invoert in België te preregistreren bij de DIV, én met succes.
Verplichte registratie
Sinds 2015 is het verplicht om alle technische gegevens van welbepaalde voertuigen die in België worden ingevoerd toe te voegen aan de kruispuntbank van voertuigen (KBV). Daarmee wordt de kwaliteit van beschikbare gegevens over ieder voertuig en de toekomstige eigenaar verbeterd. De verplichting had een grote impact op de (elektrische) fietsenwereld, aangezien er administratief een grote verantwoordelijkheid bij de invoerende fietsenhandelaars werd gelegd.
Ook voor iBike impliceerde die verplichting een grote verandering. iBike heeft 8 winkels in een straal van 20 km rond de sympathiekste stad ter wereld(i.e. Antwerpen, dixit iBike – en wij spreken dat niet tegen). In geen enkele andere stad ter wereld rijden er immers meer high speed e-bikes rond dan in de koekenstad en dat vergt dus heel wat papierwerk.
Toen men enkele jaren geleden aankondigde dat preregistratie voor alle voertuigen verplicht werd, inclusief speed pedelecs, schakelden we al snel de hulp van inMotiv in.
“Toen men enkele jaren geleden aankondigde dat preregistratie voor alle voertuigen verplicht werd, inclusief speed pedelecs, schakelden we al snel de hulp van inMotiv in. Als grootste fietsenwinkel van ‘t stad voeren we namelijk heel wat fietsen in vanuit Duitsland, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en andere landen en we vreesden dat deze maatregel heel wat extra tijd en werk zou kosten”, aldus Dominic.
“Onze grootste bezorgdheid was hoe we de wachttijd van de klant zo kort mogelijk konden houden. De levertermijn van een high speed e-bike bedraagt zo’n 6 weken. Als je na levering ook nog 4 weken moet wachten op een nummerplaat, dan dient de klant wel erg lang geduld te hebben vooraleer hij op zijn gloednieuwe fiets kan rijden. Net als bij een auto kan je een speed pedelec immers pas uitleveren als hij verzekerd is en dus een nummerplaat heeft. Gelukkig zorgt Autoconnect VIPS voor een efficiënte en snelle manier van werken. Twee van onze medewerksters gebruiken de applicatie dagelijks en zij vinden dat het allemaal prima in elkaar steekt.”
Tijd besparen met Autoconnect VIPS
Autoconnect VIPS heeft een 24/7 online verbinding met de DIV (Dienst Inschrijving Voertuigen). Dankzij deze intelligente tool verloopt de preregistratie sneller en efficiënter. Zo onthoudt het systeem eerder gepreregistreerde voertuigen, waardoor nieuwe formulieren vooraf gevuld kunnen worden en je eerder ingevulde formulieren gemakkelijk kan raadplegen op basis van slechts 3 velden. Bovendien worden de gegevens gevalideerd alvorens ze verzonden worden aan de DIV.
Alle vooraf ingevulde velden besparen ons een hoop werk
“Alle vooraf ingevulde velden besparen ons een hoop werk”, stelt Yves Tessens, Operational Manager bij iBike Wilrijk. “Alle gegevens moeten immers opgevraagd worden bij de fabrikant en daarna nog manueel overgetypt worden vanuit de documenten die de fabrikant ons opstuurt. In de autowereld zijn er al heel wat zaken gedigitaliseerd, zoals de ECOC’s, maar in de fietsenbranche is dat voorlopig nog niet het geval.”
iBike schrijft ondertussen ook meer dan anderhalf jaar zijn eigen roze kaarten (i.e. vignet 705). “Ook dat proces bespaart ons heel wat werkuurtjes. Van te voren moest er immers een werknemer naar het douanekantoor gaan, daar aanschuiven en alles manueel laten regelen. Nu we het zelf kunnen verloopt het allemaal veel vlotter. Onze eigen roze kaarten invullen en zelf de preregistratie kunnen uitvoeren is een echte verademing.”
Koning auto zit nog steeds op zijn troon, maar de fiets maakt wel degelijk een opmars.
De ideale invulling van het mobiliteitsbudget
Wanneer een voertuig via Autoconnect VIPS wordt gepreregistreerd, kan het bovendien meteen ingeschreven worden via Autoconnect WEBDIV (indien aan de douanevoorwaarde is voldaan) bij de verzekerings- en leasemaatschappijen en op die manier correct gelinkt worden aan de finale eigenaar.
Ook dat zorgt voor een interessante piste, want heel wat speed pedelecs worden geleased door bedrijven voor hun werknemers. Dankzij de kilometervergoeding, het mobiliteitsbudget en de goede infrastructuur in België is een high speed e-bike werkverkeer te coveren. Koning auto zit nog steeds op zijn troon, maar de fiets maakt wel degelijk een opmars.
Autoconnect VIPS en iBike hebben een goed huwelijk, mogen we dus wel concluderen!
